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發(fā)布時間：2024-10-12 01:58:13
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中辦國辦印發(fā)《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》明確指出：加強大數(shù)據(jù)、人工智能等新一代信息技術(shù)在數(shù)字檔案館（室）建設(shè)中的應用，推動數(shù)字檔案館（室）建設(shè)優(yōu)化升級。數(shù)字檔案館的升級勢在必行。目前，各地檔案館數(shù)字化建設(shè)已較為普及，這為人工智能技術(shù)的運用提供了基礎(chǔ)。在此背景下，如何抓住人工智能發(fā)展機遇，加速數(shù)字檔案館升級，構(gòu)建新時代智慧檔案館成為檔案管理者必須思考的問題。
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以往人工管理方式在盤點或上下架等過程中，需要打開檔案盒確認檔案信息。智能密集架和手動密集架的區(qū)別在于，智能密集架在RFID技術(shù)支持下，管理人員只需將帶有RFID標簽的檔案盒放置閱讀器，無需接觸便可輕松讀取檔案信息，而手動密集架無法實現(xiàn)。
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檢驗檢測實驗室根據(jù)自身情況創(chuàng)建有效的儀器設(shè)備檔案管理制度，規(guī)范儀器設(shè)備檔案管理。例如，制定嚴格的檔案管理操作程序，規(guī)范儀器設(shè)備檔案材料的收集、立卷歸檔、利用、銷毀等工作流程，統(tǒng)一設(shè)備檔案記錄格式，明確歸檔內(nèi)容、歸檔時間、檔案存放場地的環(huán)境設(shè)施要求、儀器設(shè)備使用及管理部門的任務(wù)分工、儀器設(shè)備檔案管理員崗位職責等等。此外，檢驗檢測實驗室還應制定監(jiān)督和考核機制，以便對儀器設(shè)備檔案管理工作進行檢查和督促。
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儀器設(shè)備檔案管理的最終目的是為了有效地利用檔案。檢驗檢測實驗室需建立可以實時更新的儀器設(shè)備臺賬，尤其是電子臺賬，方便使用者查閱及統(tǒng)計儀器相關(guān)信息。臺賬信息包括儀器設(shè)備的名稱、型號、生產(chǎn)廠家、出廠編號、使用部門、購置日期、固定資產(chǎn)編號、采購價格、檢定/校準/核查、期間核查、儀器運行狀態(tài)、是否已報廢、檔案借閱情況等信息，隨時可以應對各項報表，包括經(jīng)常統(tǒng)計的固定資產(chǎn)總價值、報廢的設(shè)備統(tǒng)計總表等。
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密集架可大幅提升檔案庫房的空間利用率,一般情況下傳統(tǒng)管理檔案的架子或文件柜子占用室內(nèi)的空間比率大，儲存量小，而密集架的設(shè)計是在一定的距離內(nèi)移動架體，除了存放和取出需要打開密集架其他狀態(tài)下密集架處于封閉狀態(tài)，大大節(jié)省了所需的空間，節(jié)省出來的空間可以儲存更多的檔案文件。在儲存量上，密集架是組列架體組合，多層次結(jié)構(gòu)，可以根據(jù)空間大小定制產(chǎn)品規(guī)格和儲存量。